会議のまとめ、タスク抽出、共有までを自動化

1. 背景

• 複数のチームや役職レイヤーで会議が多発し、多くのメンバーが重複して参加しており、会議にかかる人件費が肥大化していた。

• グローバルメンバーも在籍しており、言語の壁やチームを跨いだコンテキスト共有に課題があった。

2. 課題

• 議事録が手動作成だったり、ツール（Gemini等）を使っていても共有場所やアクセス権が不明確で、情報の閲覧・活用がしづらかった。

• 会議の目的や参加者が整理されておらず、非同期コミュニケーションで済む内容も会議で行われていた。

• 言語の壁により会議進行が困難な場面があった。

3. 解決アプローチ

• 会議自体の断捨離・再設計: 既存の会議を全て洗い出し、参加者・議題・必要性を分析。非同期へ移行できるものは移行し、会議のあり方を再編。

• ツール統合: NotionとSlackのみに集約し、運用フローを統一。

• 自動化とAI活用:

  • 全会議をNotionの1つのデータベースに集約し、適切な権限管理を実施。

  • Notion AIミーティングノートで議事録・要約・タスク抽出を自動化。

  • 結果をSlackの各チームチャンネルへ自動通知。

  • 定例会議のテンプレート作成と、Slackでの議題記入リマインドを自動化（前日）。

4. 実装構成

• Notion

  • 会議データベース（全会議を集約・権限管理）

  • AIミーティングノート（文字起こし・要約・タスク抽出・Q&A）

  • オートメーション（定例テンプレートの自動作成）

• Slack

  • 事前リマインド（前日に議題記入を促す通知）

  • 議事録サマリ・決定事項の自動通知

5. 成果（定量）

• 会議に関わる事務的な作業（議事録作成、共有、整理など）の工数がほとんどゼロになった。

6. 成果（定性）

• 会議の質向上: 事務作業がなくなり、議論すべき本質的な内容だけに集中できるようになった。

• コンテキスト共有の容易化: 自分が参加していない会議でも、AI要約やQ&A（「あの時誰が何と言っていた？」などの自然言語検索）を通じて状況を追いやすくなった。

• マネジメント効率化: 事業責任者が全ての会議に出席せずとも、各チームの状況を正確に把握できるようになった。

• 多言語対応: 言語の壁を超えた情報共有が可能になった。