社内情報を一元化し、誰もが簡単に素早く情報へアクセス

1. 背景

• 社内情報（スプレッドシートやドキュメント）が全てGoogle Driveに格納されていた。

• 業務マニュアルが多数存在していたが、管理状態に問題があった。

2. 課題

• フォルダや権限の管理が不適切で、どこに何があるか分かりにくい。

• マニュアルの形式がバラバラ（Spreadsheet, Docs等）で見にくく、作成者や最終更新日も不明確。

• 情報が古かったり間違っていたりして、結局上司に聞く手間が発生していた。

• 結果として、新入社員のオンボーディングコストが肥大化していた。

3. 解決アプローチ

• 業務の棚卸しと言語化: 既存マニュアルを確認し、全業務を改めて言語化。

• Notionへの移行と集約:

  • Google Docsはインポート機能で移行。

  • Spreadsheet等の情報はスクリーンショットをAI解析（OCR/Vision）してNotionページ化し、移行工数を削減。

• 運用ルールの明確化: マニュアルの責任者（オーナー）を定義。

• Wiki/データベース機能の活用: 最終更新日時や作成者を可視化し、情報の鮮度を担保。

• リッチコンテンツ化: PC操作画面などを動画化して埋め込み、視認性を向上。

• 検索コストの削減: ダッシュボードを整備し、自分に関係するマニュアル（部署別など）へ即座にアクセスできるUXを実現。

4. 実装構成

• Notion

  • Wiki/データベース（マニュアル集約、更新情報の可視化、動画埋め込み）

  • ダッシュボード（部署や役割に応じた情報のフィルタリング表示）

• AI活用

  • スクリーンショット解析によるドキュメント作成支援

5. 成果（定量）

• 新メンバーのオンボーディングに費やす時間を大幅に削減。

• 業務中に情報を探す時間や、上司への確認時間を削減。

6. 成果（定性）

• 動画埋め込み等によりマニュアルが見やすくなり、理解度が向上。

• 「マニュアルを探す」という行為自体がなくなり、必要な情報へ迷わずアクセスできるようになった。