採用
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Notionで採用事務を大幅削減！AI組み込みの採用ワークフロー。
採用担当者、配属先責任者、社長の3者が関わる採用業務フローをNotion上で一元化し、効率化するソリューションです。 Webサイトライクな採用ページ、応募者管理、社内依頼フォームを統合し、ステータス管理の自動化やAIによる募集要項作成を導入することで、事務作業コストの削減とタスク停滞の解消を実現しました。
2025/11/24 20:26
2025/11/24 20:26
1. 課題と解決策
課題（Before）
求人ページ、応募フォーム（Googleフォーム）、管理シート（スプレッドシート）、社内連絡（チャット）が分断されており、情報が散在していた。
応募者のステータスや「誰がボールを持っているか」が不明確で、タスクの抜け漏れや停滞（宙ぶらりん）が発生していた。
募集要項の作成や社内調整などの事務作業に多大なコストがかかっていた。
解決策（After）
一元管理: Notionで採用サイト作成から応募者管理までを完結させ、情報を集約。
プロセスの可視化: ステータスをUIで見やすく設計し、状況を一目で把握可能に。
自動化: ステータス変更をトリガーに次の担当者へ自動通知し、タスクの受け渡しをスムーズ化。
AI活用: 社内依頼フォームの内容から、Notion AIが募集要項を自動ドラフト作成。
2. 自動化のフロー
募集要項作成: 社内フォームに入力された要件に基づき、Notion AIが募集要項を自動生成。Web公開ページに即反映。
応募受付: Notionフォーム経由で応募を受け付け、応募者管理データベースに自動登録（履歴書等も集約）。
選考プロセス: 面接官や責任者がデータベース上で評価・ステータス更新。
タスク連携: ステータス変更（例：書類通過→一次面接）に合わせて、オートメーションが次の担当者へ自動通知。
3. 導入効果（事例）
定量的な効果:
採用状況の報告やタスク連絡、募集文章作成などの事務作業工数を大幅に削減。
タスクの抜け漏れや「宙ぶらりん」になる案件が大幅に減少。
定性的な効果:
採用からオンボーディングまでのフローがシームレスになり、体験が向上。
3者間（担当・責任者・社長）の連携がスムーズになり、常に状況が可視化される安心感が醸成。
4. 技術スタック・安全性
使用ツール: Notion (DB, Wiki, Site), Notion AI, Notion Automations
データ管理: 応募者情報や履歴書などの機密情報は、権限設定されたNotionデータベース内で安全に一元管理。
運用: ノーコードで構築可能なため、フロー変更時も柔軟に修正が可能。
2. 課題
応募者情報の管理とステータスの可視化が不十分で、誰が何をすべきかが不明確になりがちだった。
タスクの受け渡し（ボールの受け渡し）で抜け漏れや停滞（宙ぶらりん）が発生していた。
募集要項の作成や、社内での採用依頼連絡などの事務作業にコストがかかっていた。
3. 解決アプローチ
採用サイトと管理のNotion統合:
NotionでWebサイトライクな採用ページを作成。
募集職種DBと連動させ、募集中案件のみを自動表示。
応募フローの一元化:
Notionフォームで応募を受け付け、直接データベースへ集約。履歴書データなども一元管理。
プロセス管理の自動化と可視化:
ステータス管理をUIで見やすく設計。
ステータス変更をトリガーに、次の担当者へ自動で通知・タスク受け渡しを実行。
AIによる募集要項作成:
社内用「募集依頼フォーム」を作成。入力内容を基に、AIが掲載用の募集要項案を自動生成。
4. 実装構成
Notion
採用ページ（Web公開）
募集職種管理DB（公開ページの表示制御）
応募者管理DB（フォーム連携、履歴書管理）
社内募集依頼フォーム
Notion AI
募集要項の自動ドラフト作成
オートメーション
ステータス変更時の担当者通知・タスク割り当て
5. 成果（定量）
採用状況の報告、タスクの受け渡し、募集文章作成などの事務作業コストを大幅に削減。
タスクの抜け漏れや停滞件数が大幅に減少。
6. 成果（定性）
採用からオンボーディングまでのフローが見直され、シームレスに移行できるようになった。
3者間（採用担当・責任者・社長）の連携がスムーズになり、状況が常に可視化されるようになった。
1. 課題と解決策
課題（Before）
求人ページ、応募フォーム（Googleフォーム）、管理シート（スプレッドシート）、社内連絡（チャット）が分断されており、情報が散在していた。
応募者のステータスや「誰がボールを持っているか」が不明確で、タスクの抜け漏れや停滞（宙ぶらりん）が発生していた。
募集要項の作成や社内調整などの事務作業に多大なコストがかかっていた。
解決策（After）
一元管理: Notionで採用サイト作成から応募者管理までを完結させ、情報を集約。
プロセスの可視化: ステータスをUIで見やすく設計し、状況を一目で把握可能に。
自動化: ステータス変更をトリガーに次の担当者へ自動通知し、タスクの受け渡しをスムーズ化。
AI活用: 社内依頼フォームの内容から、Notion AIが募集要項を自動ドラフト作成。
2. 自動化のフロー
募集要項作成: 社内フォームに入力された要件に基づき、Notion AIが募集要項を自動生成。Web公開ページに即反映。
応募受付: Notionフォーム経由で応募を受け付け、応募者管理データベースに自動登録（履歴書等も集約）。
選考プロセス: 面接官や責任者がデータベース上で評価・ステータス更新。
タスク連携: ステータス変更（例：書類通過→一次面接）に合わせて、オートメーションが次の担当者へ自動通知。
3. 導入効果（事例）
定量的な効果:
採用状況の報告やタスク連絡、募集文章作成などの事務作業工数を大幅に削減。
タスクの抜け漏れや「宙ぶらりん」になる案件が大幅に減少。
定性的な効果:
採用からオンボーディングまでのフローがシームレスになり、体験が向上。
3者間（担当・責任者・社長）の連携がスムーズになり、常に状況が可視化される安心感が醸成。
4. 技術スタック・安全性
使用ツール: Notion (DB, Wiki, Site), Notion AI, Notion Automations
データ管理: 応募者情報や履歴書などの機密情報は、権限設定されたNotionデータベース内で安全に一元管理。
運用: ノーコードで構築可能なため、フロー変更時も柔軟に修正が可能。
2. 課題
応募者情報の管理とステータスの可視化が不十分で、誰が何をすべきかが不明確になりがちだった。
タスクの受け渡し（ボールの受け渡し）で抜け漏れや停滞（宙ぶらりん）が発生していた。
募集要項の作成や、社内での採用依頼連絡などの事務作業にコストがかかっていた。
3. 解決アプローチ
採用サイトと管理のNotion統合:
NotionでWebサイトライクな採用ページを作成。
募集職種DBと連動させ、募集中案件のみを自動表示。
応募フローの一元化:
Notionフォームで応募を受け付け、直接データベースへ集約。履歴書データなども一元管理。
プロセス管理の自動化と可視化:
ステータス管理をUIで見やすく設計。
ステータス変更をトリガーに、次の担当者へ自動で通知・タスク受け渡しを実行。
AIによる募集要項作成:
社内用「募集依頼フォーム」を作成。入力内容を基に、AIが掲載用の募集要項案を自動生成。
4. 実装構成
Notion
採用ページ（Web公開）
募集職種管理DB（公開ページの表示制御）
応募者管理DB（フォーム連携、履歴書管理）
社内募集依頼フォーム
Notion AI
募集要項の自動ドラフト作成
オートメーション
ステータス変更時の担当者通知・タスク割り当て
5. 成果（定量）
採用状況の報告、タスクの受け渡し、募集文章作成などの事務作業コストを大幅に削減。
タスクの抜け漏れや停滞件数が大幅に減少。
6. 成果（定性）
採用からオンボーディングまでのフローが見直され、シームレスに移行できるようになった。
3者間（採用担当・責任者・社長）の連携がスムーズになり、状況が常に可視化されるようになった。
