管理漏れで数百万円の損失も。急成長する営業組織が、AI人材と踏み出した第一歩
50名規模の住宅設備営業会社が、手作業の入金管理で数百万円の損失を経験。AI人材の常駐により、Kintone×LINE連携の顧客管理自動化と3つのBOT開発を実現し、漏れゼロ・工数削減を達成するまでの道のりをお届けします。
AOM Consulting
お話を伺った方
古井田さん
GearChange inc.（株式会社ギアチェンジ）代表取締役。「日本で1番人生の可能性を広げる」をビジョンに掲げ、京都本社を含む全国6拠点で住宅設備の営業販売・保証サービスを展開。グループ会社ファンキャリアでは人材事業も手がけ、約50名の体制で急成長中。2030年に売上50億円・利益8億円・社員100名の目標を掲げる。
森さん
GearChange inc. 既存顧客対応担当。約6名のセールスチームで既存顧客への提案・サポートを担当。顧客対応・入金管理の最前線で業務改善に取り組む。
抱える課題
LINE・スプレッドシート中心の手作業運用で入金管理に漏れが発生。顧客数の急増に対応しきれず、請求書送付漏れによるキャンセルで50〜100万円の損失事例やtoC顧客からの入金期日を過ぎても入金されず入金率が低い事例。
効果
Kintone×LINE連携による顧客管理の自動化を実現
入金督促の自動送信、3つのBOTの本番稼働により対応漏れ減少・工数削減を達成。精神的な負担も大幅に軽減
AI導入前の課題
Q. AI導入前、どのような課題を抱えていましたか？
── 古井田さん「顧客数が増えたことで、入金管理の漏れが深刻になっていました。一般のお客様なので入金期日に遅れるケースも多く、督促のオペレーションにも漏れが出ていて、入金率の低下はすごく課題に感じていました。」
── 古井田さん「実際にバックオフィスの請求書送付漏れでお客様の不信感につながり、キャンセルになったケースが数件ありました。それだけで数十万〜数百万円の損失です。PL上は売上が立っているのに、キャッシュフロー面では全然乖離がある。このままいったらキャッシュアウトもあり得る状況でした。」
── 森さん「お客様の数が増えるにつれて、依頼が同時に何人も来るので、同時並行で捌いていかないといけない。どうしても漏れが出たり、回答まで時間がかかったり。連絡が遅れてお客様からお断りが入ったこともあります。」
Q. 当時の管理方法を教えてください。
── 古井田さん「入金期日に対して何日前にこういう文書を公式LINEから送付する、それでも連絡がなかったら電話する、というオペレーションは整えていました。ただ、どうしても人の手が介入して漏れるところがありました。目視でリストを確認して、人依存でリマインドを回していた状態です。」
── 森さん「スプレッドシートで管理はするんですけど、自力で管理するので、どうしても漏れだったり更新できていないというミスがありました。紙に書いてメモって、やったら消す。携帯でもメモる。漏れたらダメなので厳重にやっていたんですけど、それでもミスは出ていました。」
AI Ops Manager導入のきっかけ
Q. AI活用を本格的に検討した背景を教えてください。
── 古井田さん「AIを導入しなければという意識は漠然とあったんですけど、実際に行動ベース、実践ベースまでは全然考えていませんでした。ただ、ご縁があってご紹介いただいて、せっかくだからやろうという形で意思決定しました。」
── 古井田さん「今後100名規模にしていくことを考えると、LINEでのやりとりもなるべく減らして、業務ツールをしっかり整えていかないといけない。その一環としてAI人材の導入を決めました。」
Q. 導入にあたって不安はありましたか？
── 古井田さん「不安は正直全くなかったですね。なんとかなるだろうという一心と、紹介経由で知っている方からのご紹介だったので。あとはその決断を正解にするだけかなと。経営は決断の連続ですから。」
