採用業務フローの効率化

1. 背景

• 採用フローには主に「採用担当者」「配属先責任者」「社長」の3者が関わっている。

• これまでは求人ページ、応募フォーム（Googleフォーム）、応募者管理（スプレッドシート）、社内依頼（チャット）が分断されていた。

2. 課題

• 応募者情報の管理とステータスの可視化が不十分で、誰が何をすべきかが不明確になりがちだった。

• タスクの受け渡し（ボールの受け渡し）で抜け漏れや停滞（宙ぶらりん）が発生していた。

• 募集要項の作成や、社内での採用依頼連絡などの事務作業にコストがかかっていた。

3. 解決アプローチ

• 採用サイトと管理のNotion統合:

  • NotionでWebサイトライクな採用ページを作成。

  • 募集職種DBと連動させ、募集中案件のみを自動表示。

• 応募フローの一元化:

  • Notionフォームで応募を受け付け、直接データベースへ集約。履歴書データなども一元管理。

• プロセス管理の自動化と可視化:

  • ステータス管理をUIで見やすく設計。

  • ステータス変更をトリガーに、次の担当者へ自動で通知・タスク受け渡しを実行。

• AIによる募集要項作成:

  • 社内用「募集依頼フォーム」を作成。入力内容を基に、AIが掲載用の募集要項案を自動生成。

4. 実装構成

• Notion

  • 採用ページ（Web公開）

  • 募集職種管理DB（公開ページの表示制御）

  • 応募者管理DB（フォーム連携、履歴書管理）

  • 社内募集依頼フォーム

• Notion AI

  • 募集要項の自動ドラフト作成

• オートメーション

  • ステータス変更時の担当者通知・タスク割り当て

5. 成果（定量）

• 採用状況の報告、タスクの受け渡し、募集文章作成などの事務作業コストを大幅に削減。

• タスクの抜け漏れや停滞件数が大幅に減少。

6. 成果（定性）

• 採用からオンボーディングまでのフローが見直され、シームレスに移行できるようになった。

• 3者間（採用担当・責任者・社長）の連携がスムーズになり、状況が常に可視化されるようになった。